Quelles démarches pour la mise en place d’un V.I.E ?

Votre projet V.I.E défini, vous n’avez plus qu’à effectuer votre demande d’agrément, identifier votre candidat, déposer votre demande d’affectation, signer votre contrat V.I.E et piloter votre jeune dans sa mission.

Le processus de mise en place d’un V.I.E, étape par étape, est le suivant :

  1. Vous prenez contact avec les Conseillers Business France V.I.E (contact en bas à droite de la page) qui vous aide, en fonction de vos projets export et de votre situation, à définir vos besoins RH et à identifier une structure d’accueil pour votre V.I.E.
  2. Vous recevez une estimation des coûts de votre mission V.I.E qui vous permet de maîtriser et de planifier votre budget
  3. S’il s’agit de votre premier projet de V.I.E ou en cas d’expiration de votre agrément (au bout de 3 ans sans utilisation), vous préparez le dossier de demande d’agrément qui valide la capacité de votre entreprise à utiliser le dispositif (entreprise de droit français, stabilité financière, projet de développement à l’international)

Pour effectuer la demande d’agrément, vous aurez besoin de fournir 4 documents :

  • Un Kbis de moins de 3 mois
  • La dernière liasse fiscale
  • Une présentation de l’entreprise
  • Un organigramme nominatif simplifié

Puis rendez-vous sur l’extranet entreprise E-VIE pour créer votre compte et effectuer votre demande d’agrément.

  1. Si vous n’avez pas encore de candidat pour votre mission, vous pouvez saisir votre offre de mission sur l’extranet entreprise E-VIE qui sera automatiquement diffusée sur le site Civiweb, le site dédié aux candidats au V.I.E.

Voir nos conseils pour optimiser l’attractivité de votre offre de mission.

  1. Vous sélectionnez le candidat qu’il vous faut 

Pour accélérer le recrutement de votre V.I.E, vous pouvez faire appel aux services des Conseillers en recrutement Business France.

  1. Dès que vous avez choisi votre candidat, vous vous connectez à votre espace client E-VIE pour effectuer la demande d’affectation du volontaire qui approuve votre mission, le candidat sélectionné pour la remplir et la structure d’accueil du V.I.E à l’étranger, en précisant :
  • L’identité du candidat
  • Le descriptif de la mission V.I.E précisant la durée, le contenu de la mission ainsi que le pays d'affectation
  • La structure d’accueil du volontaire dans le pays

Les délais d’obtention des autorisations de travail étant très variables d'un pays de destination à un autre, nous vous recommandons d'effectuer votre demande d’affectation au plus tard 2 mois avant le mois de départ du V.I.E, (délai pouvant varier en fonction du pays d’affectation). Par exemple : pour un départ le 1er septembre, prévoir de soumettre la demande d’affectation avant le 1er juillet.

  1. Si la destination le requiert, vous aurez à prendre les dispositions nécessaires à l'obtention du visa ou titre de séjour du volontaire international.

Une note pays est à votre disposition dans l’extranet e-VIE pour faciliter la compréhension des modalités d’affectation de votre V.I.E dans le pays.

Les Conseillers Business France V.I.E sauront vous guider sur les démarches à entreprendre avant le départ du volontaire et pourront vous mettre en relation avec un partenaire spécialisé afin qu’il mène ces démarches pour votre compte.

  1. Vous signez un contrat avec Business France qui précise les conditions de réalisation de la mission du V.I.E, son coût prévisionnel, ainsi que la charte des engagements au V.I.E.
  2. Votre volontaire rejoint vos équipes, après avoir assisté à une demi-journée d’intégration dans les locaux de Business France à Paris. Cette réunion permet la validation de toutes les pièces requises pour son affectation et précise le cadre réglementaire de la mission afin d'en assurer le bon déroulement.

Pour permettre au V.I.E d’être aussi opérationnel que possible dès son arrivée dans le pays de destination, il est recommandé de prévoir un parcours d’intégration voire de formation dans l’entreprise en France.

  1. Votre Volontaire prend systématiquement contact avec le correspondant V.I.E, à son arrivée dans le pays.

Si vous avez opté pour un coaching, Business France accompagnera aussi votre V.I.E dans sa prise de fonction et la gestion de son activité ainsi que dans son adaptation à la culture et à la vie locale.